Objectif
Cette politique a pour but d’encadrer la réservation, l’utilisation et l’entretien de la salle afin de garantir la sécurité, le respect des lieux et une expérience positive pour tous les usagers.
Lieu
La salle de location, nommé La Ruche – espace collaboratif, est situé au 2e étage du Pavillon alimentaire. L’adresse est le 1369, avenue Bourgogne, Chambly, Québec (J3L 1Y4). Cette salle peut s’adapter à vos besoins de réunion, conférence, atelier ou autre événement professionnel. La Ruche est un espace corporatif seulement. Cette salle n’est pas disponible pour des fêtes ou des soirées.
Plusieurs configurations de salle sont disponibles afin de s’adapter à votre activité. La salle a une capacité d’accueil de 50 personnes.
Équipements inclus dans la salle
Avec la réservation de la salle, nous incluons le matériel et équipements suivants :
- Télévision
- Vidéo conférence
- Connexion internet
- Système de son
- Tables et chaises
- Accès à une petite cuisine
- Plaque à convection
- Cafetière et café sur place
Accessibilité de la salle
Un stationnement est mis à disposition près du bâtiment. Nous disposons d’un monte-charge (ascenseur) en plus des escaliers menant à la salle. Vous pouvez utiliser le monte-charge également pour transporter des objets lourds ou encombrants.
Réservation
La réservation devient officielle seulement après :
- le courriel de confirmation d’ASBC envoyée à la personne demanderesse de la réservation;
- le paiement du dépôt de 100$ lors de la réservation en ligne.
Annulation : toute annulation doit être faite au moins 48 heures avant la date prévue de votre réservation de salle. Passé ce délai, aucun remboursement de dépôt ne sera effectué.
Tarification
Les blocs de réservation disponible sont :
- 2 heures – 200 $
- 4 heures – 300 $
- 8 heures – 500 $
Les blocs d’heures peuvent être réservés de 8 h 30 à 16 h 30.
Nous demandons aussi un dépôt de sécurité de 100$ pour l’utilisation de la salle qui est remboursé après vérification de l’état des lieux. Nous pourrons charger des montants supplémentaires pour toutes dégradation de matériel ou d’équipements.
Si vous souhaitez réserver en dehors des plages horaire proposés, veuillez contacter directement l’organisme à reservation@as-bc.org ou au 450 658-1568.
Utilisation de la salle
Le demandeur s’engage à :
- Respecter les lieux, le matériel et l’équipement mis à sa disposition;
- Ne pas endommager les équipements (tables, chaises, matériel audiovisuel, etc.) sous peine de devoir rembourser les dommages;
- Respecter les règles en vigueur dans le bâtiment du Pavillon alimentaire;
- Interdiction de fumer ou de vapoter à l’intérieur et à moins de 9 mètres du bâtiment
- Respect des zones interdites et des portes fermées (accès restreint et autorisé seulement pour les employés)
- Aucun déplacement d’équipement sans autorisation
- Remettre la salle dans l’état initial (prendre note qu’un supplément pourra être facturé en cas de nettoyage excessif requis sur les lieux);
- Nettoyer les surfaces utilisées
- Ramasser les déchets et en disposer aux endroits prévus à cet effet
- Remettre les meubles en place
Accès et sécurité
- L’accès à la salle est autorisé uniquement dans les heures réservées.
- Le demandeur de la salle est responsable de :
- La sécurité des participants de son activité
- La fermeture des portes et lumières en quittant les lieux
En cas de problème ou urgence, veuillez contacter immédiatement :
Nathalie Boucher
450 658-1568, poste 101
Bris ou incident
Tout bris, dommage ou incident doit être signalé immédiatement. Le demandeur peut être tenu responsable des coûts de réparation ou de remplacement en cas de négligence ou de non-respect des règles.
Exclusions et interdictions
Les comportements violents, illégaux ou irrespectueux ne sont pas acceptés dans nos locaux et sur notre propriété. Nous refusons toutes dégradations volontaires des lieux, non-respect des consignes de sécurité et utilisation de la salle à des fins frauduleuses.